ORIENTAÇÕES PARA PAGAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS COM CONTRATO
1. Conferência da Nota Fiscal
Ao receber a nota fiscal, o fiscal técnico deve verificar os seguintes pontos:
I. Nota fiscal emitida pelo Sistema Nacional de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Desde 1º de janeiro de 2026, em conformidade com a Reforma Tributária (Emenda Constitucional nº 132/2023 e Lei Complementar nº 214/2025), tornou-se obrigatória a integração de todas as prefeituras ao Sistema Nacional de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), o qual visa regulamentar e unificar a emissão de NFS-e em todo território nacional, garantindo compatibilidade e uniformização do documento fiscal, por meio da troca do emissor da prefeitura municipal pelo emissor nacional.
Ao faturar os serviços para a UFSJ, a empresa deve observar o sistema utilizado pela sua prefeitura de origem.
Caso o município não utilize o Sistema Nacional e emita a nota em sistema próprio e apenas exporte os dados para o portal do governo, a empresa deverá encaminhar obrigatoriamente a nota fiscal e o DANFSe do sistema nacional comprovando a emissão no padrão nacional.
Se no corpo da nota fiscal constar a chave de acesso da NFS-e, o fiscal poderá acessar o DANFSe por meio do portal Consulta Pública da NF-e . Este documento deve obrigatoriamente acompanhar a nota fiscal no processo de pagamento.
II. Local de incidência do ISSQN
Com o sistema nacional, o ISS é repassado automaticamente para a prefeitura do municipio informado na nota fiscal.
O fiscal deve verificar se no campo "município de incidência do ISSQN" consta exatamente o município onde o serviço foi prestado.
Se houver a tributação de ISS, a nota deve conter obrigatoriamente as seguintes informações:
- base de cálculo do ISS
- Alíquota
- ISS apurado
- Retenção do ISSQN (opção "retido pelo tomador")
III. Descrição dos serviços
Para contratos que envolvem o fornecimento de materiais, vale-transporte e vale-alimentação, o fiscal técnico deve verificar se os valores desses itens estão devidamente discriminados no campo de descrição da nota fiscal.
Caso não estejam detalhados, o fiscal deve orientar a empresa a corrigir ou substituir o documento antes da instrução do processo no SIPAC. É fundamental alertar a contratada de que a falta desse detalhamento obriga a retenção do Imposto de Renda pela alíquota geral de 4,8% sobre o valor total, inviabilizando o benefício da alíquota reduzida de 1,2%.
É necessário ainda que a empresa informe corretamente, quando aplicável, os valores relativos às retenções de PIS, COFINS, CSLL, IR e INSS.
2. Divergências nas informações da NFS-e
Havendo divergências, o fiscal técnico deve notificar imediatamente a empresa tendo em vista que o cancelamento da NFS-e deve ocorrer entre o prazo de 24h e 168h, contado a partir do momento da autorização da respectiva NFS-e. O cancelamento extemporâneo após o prazo citado sujeita a empresa à multa de 20% (vinte por cento) do valor da operação ou da prestação, conforme informações do Portal da Fazenda do estado de Minas Gerais
3. Cadastro da nota fiscal no Contratos.gov.br
Finalizada a conferência da nota fiscal, o documento deve, primeiramente, ser cadastrado no sistema contratos.gov.br, pelo fiscal administrativo, conforme tutorial disponível neste link: (Clique aqui)
O cadastramento do instrumento de cobrança visa atender o estabelecido na IN SEGES/ME nº 77/2022, que dispõe sobre a observância da ordem cronológica de pagamento das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras.
Mais informações sobre o cadastro do instrumento de cobrança no sistema Contratos.gov podem ser verificadas neste link (clique aqui)
4. Instrução do processo de pagamento no SIPAC
Em seguida, o fiscal administrativo deve instruir processo de pagamento no SIPAC, com os seguintes documentos, conforme a exigência de cada contratação:
► Nota fiscal eletrônica
► DANFSe (caso a NF seja emitida pelo sistema próprio da prefeitura)
► Planilha de detalhamento dos itens do contrato (Clique aqui), quando estes não estiverem discriminados no corpo da NF (aplicável apenas em serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, cuja contratação envolva mais de um item)
► Planilha de retenção da conta vinculada (aplicável apenas em serviços com dedicação exclusiva de mão de obra)
► Declaração do Simples Nacional, se for o caso (a data do documento deve ser igual ou posterior à nota)
► Declaração de entidade sem fins lucrativos (Declaração a ser apresentada pela pessoa jurídica constante no inciso III do art. 4º (redação dada pela IN RFB nº 1.244/2012). Trata-se de uma declaração para fins de não incidência na fonte do Imposto de Renda Pessoa Jurídica, aplicável, em geral, para contratos com Fundações de Apoio.
► Consulta ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF
► Atesto para pagamento (assinado pelo gestor)
► Despacho para pagamento (assinado pelo gestor)
TUTORIAL: acesse as orientações para instrução do processo de pagamento o SIPAC neste link: (clique aqui)
📢 IMPORTANTE:
Em afastamentos inferiores a 30 dias de um dos fiscais designados, e quando não houver fiscal substituto, o outro deverá assumir cumulativamente as respectivas atribuições.
PAGAMENTO DE NOTAS FISCAIS SEM CONTRATO
Em caso de pagamento de notas fiscais/faturas referentes a nota de empenho que seja instrumento substitutivo de contrato, o responsável deve realizar o cadastro no sistema contratos.gov.br conforme item 3 acima, mas fica dispensado de realizar os procedimentos referentes ao item 4.
Para acesso ao sistema contratos.gov.br, o responsável deve enviar solicitação ao SECOC, via e-mail (secoc@ufsj.edu.br) informando CPF e e-mail do responsável e nº do empenho.
Após o cadastro do instrumento de cobrança (NF/fatura) no sistema contratos.gov.br, o responsável deve inserir no respectivo processo de contratação, os seguintes documentos:
► Nota fiscal/fatura
► Ateste para pagamento
► Declaração do Simples Nacional, se for o caso (a data do documento deve ser igual ou posterior à nota)
Após instrução, o processo deve ser enviado ao SECON solicitando o pagmento.
Última atualização: 11/07/2026
