Orientações sobre o passo-a-passo para abertura de processo de contratação de serviços e aquisição de bens


Orientações para o requisitante para contratação de serviços

1) O requisitante preenche o Documento de Formalização de Demanda (DOD), solicita a abertura do processo, inclui o DOD e tramita o processo para a Comissão de Planejamento da Contratação (COPLAC). O processo pode ser encaminhado aos cuidados de Bruno Gonzaga (SEPAT) ou Fernanda (DIMAP). O telefone de contato da COPLAC é o 3379-5431 e o e-mail é o coplac@ufsj.edu.br

2) A COPLAC recebe o processo e realiza um ato de convocação para o indicado no DOD. Essa convocação tem o objetivo de formalizar a participação do requisitante na construção dos estudos preliminares e mapa de risco.

3) Criação do Documento de Estudos Preliminares e Mapa de Risco pela COPLAC. Esse documento será compartilhado via google documentos através da conta de e-mail google coplac@ufsj.edu.br para os e-mails dos membros da COPLAC e para o e-mail do demandante. Após esse compartilhamento, o documento será criado coletivamente.

4) Durante a construção coletiva, é de extrema importância que documentos que subsidiaram as informações prestadas sejam enviados à comissão, seja por e-mail ou digitalizados.

5) Finalizado os trabalhos, a COPLAC efetua a impressão do documento final dos estudos preliminares. Esse documento deve ser assinado pelos membros da COPLAC. Serão inseridos no referido processo os documentos que por ventura tiverem sido enviados à COPLAC. Esse processo será então, devolvido para o requisitante

6) Unidade requisitante inclui: Termo de Referência ou Projeto Básico, atualiza mapa de risco, considerando a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico. Nesse momento também é possível que documentos comprobatórios sejam inseridos, caso necessários. O próximo passo é o  encaminhamento do processo ao Setor de Compras e Licitações (SECOL).

7) O SECOL providencia os próximos trâmites do processo.

 

Orientações para o requisitante para aquisição de bens (material de consumo e permanente)

1) O requisitante preenche o Documento de Formalização de Demanda (DOD), solicita a abertura do processo e inclui o DOD no referido processo. O modelo do DOD está disponível na página da Comissão de Planejamento da Contratação (COPLAC), disponível em: https://ufsj.edu.br/coplac/modelos.php

2) O requisitante elabora o documento de Estudo Técnicos Preliminares (ETP) conforme modelo disponibilizado na página da COPLAC, disponível em: https://ufsj.edu.br/coplac/modelos.php, e após elaboração, insere o ETP no processo. A COPLAC atua como apoio no processo de elaboração do ETP, esclarecendo possíveis dúvidas dos requisitantes.

3) Durante a construção do ETP, é de extrema importância que os documentos que subsidiaram as informações prestadas sejam inseridos no processo.

4) O requisitante tramita o processo para a COPLAC, que receberá o processo e realizará a análise do ETP elaborado pelo requisitante e também dos documentos comprobatórios apresentados. Caso existam incorreções ou falta de informações no ETP, a COPLAC irá retornar o processo ao requisitante para que as correções sejam efetuadas.

5) Após atendidos todos os requisitos estabelecidos pela IN 40/2020 para elaboração do ETP, a COPLAC emite parecer, que deve ser assinado por todos os seus membros e inserido no processo.

6) O processo será então, devolvido para o requisitante, que deverá incluir o restante da documentação necessária à instrução do processo licitatório, tais como: Memorando de justificativa da contratação, Termo de Referência, orçamentos, dentro outros, conforme instruções disponíveis na página do SECOL https://ufsj.edu.br/dimap/setor_de_compras_e_licitacoes.php#licitacoes

7) Requisitante encaminha o processo ao Setor de Compras e Licitações (SECOL) para que seja dado encaminhamento à aquisição.

 

Fluxograma do processo ETP aquisição de bens (material de consumo e permanente)

             Clique aqui para ampliar a imagem

 

         Fonte: elaborado pela DIMAP/UFSJ (2020)

 

 

 

 

 

Observação: 

De acordo com o DECRETO Nº 9.412, DE 18 DE JUNHO DE 2018, os valores limites para dispensa são respectivamente, até R$ 33.000,00 para obras e serviços de engenharia e R$ 17.600,00 para compras e outros serviços.

Contratações com valores abaixo destes, estão dispensados do DOD e dos Estudos Técnicos Preliminares.