SIGAA - Módulo Stricto
Gravações das capacitações oferecidas sobre o SIGAA - Módulo Stricto (disponíveis nos canais do NTInf e da PROPE no Youtube):
Acesse o canal da PROPE no Youtube: www.youtube.com/@pro-reitoriadepesquisaepos5914.
Tutoriais:
Dúvidas frequentes:
1. Como o discente pode acessar o SIGAA - Módulo Stricto?
Para acessar o SIGAA - Módulo Stricto, após matrícula como aluno regular, é necessário fazer o autocadastro em https://sig.ufsj.edu.br/sigaa/verTelaLogin.do.
No campo "Nível" escolhe-se "Mestrado" e o número de matrícula deverá ser informado pela secretaria do programa.
2. Como cadastrar um docente externo no SIGAA - Módulo Stricto?
Após atualização do sistema, o cadastro de docente externo pode ser feito pelo usuário que tem acesso ao perfil "Portal do Coordenador". Esse cadastro é feito pelo caminho: Portal do Coordenador > aba Cadastros > Corpo Docente do Programa > Docente Externo à UFSJ > Cadastrar. Depois é necessário cadastrar usuário para o docente. Isso é feito pelo caminho: Portal do Coordenador > aba Cadastros > Corpo Docente do Programa > Docente Externo à UFSJ > Cadastrar usuário para docente externo à UFSJ. Clicar em "Cadastrar Usuário" (ícone verde com cruz branca). Utilizar o CPF do docente como login e senha.
Agora o LDAP recebe os dados cadastrados automaticamente, não sendo necessário enviar para o NTInf. Enviar o login e a senha para o docente, solicitando que seja alterada a senha no primeiro acesso ao Portal do Docente.
3. O nome de um docente externo, já cadastrado, não aparece em minhas consultas. O que aconteceu?
Quando é cadastrado um docente externo e vinculado ao programa, registra-se uma "data de validade do vínculo". Caso essa data tenha sido ultrapassada, o docente não aparecerá mais nas consultas como docente do programa. Para "reativá-lo", basta alterar a data final de validade do cadastro pelo caminho: Portal do Coordenador > Cadastro > Corpo docente do programa > Docente externo à UFSJ > Aterar / Remover.
4. Como alterar o calendário no SIGAA - Módulo Stricto?
Os calendários dos programas de Pós-graduação stricto sensu estão descentralizados no SIGAA - Módulo Stricto, ou seja, para cada coordenação/secretaria é possível alterar.
O caminho para alteração do calendário é: Portal Coordenador Stricto Sensu > Cadastros > Calendário do Programa > clicar em "Ver calendário vigente" ou "Ver todos os calendários" > escolher em "Datas para PPG" qual calendário quer alterar > alterar as datas e clicar em "Alterar calendário".
É necessário repetir o procedimento em: Portal Coordenador Stricto Sensu > Cadastros > Calendário do Programa > selecionar o curso de mestrado > clicar em "Ver calendário vigente" ou "Ver todos os calendários" > escolher em "Datas para PPG" qual calendário quer alterar > alterar as datas e clicar em "Alterar calendário".
Se o programa tiver também doutorado fazer todo o procedimento mais uma vez em: Portal Coordenador Stricto Sensu > Cadastros > Calendário do Programa > selecionar o curso de dooutorado > clicar em "Ver calendário vigente" ou "Ver todos os calendários" > escolher em "Datas para PPG" qual calendário quer alterar > alterar as datas e clicar em "Alterar calendário".
É importante estar atento às datas de início e término de período, aprovadas pelo CONEP.
5. Como obter uma declaração de participação em banca de defesa?
Para obter a declaração de participação em banca o docente deve entrar em contato com a coordenação/secretaria do programa.
O caminho para obtenção da declaração de participação em banca é: Portal Coordenador Stricto Sensu > Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Declaração de Participação em Banca.
O usuário que tem acesso ao perfil "Gestor Stricto" também pode obtê-la pelo caminho: Gestor Stricto > Relatório de Consultas > Defesas > Emitir declaração de Participação em Banca ou pelo caminho: Gestor Stricto > Relatório de Consultas > Docentes > Emitir Declaração de Participação em Banca.
6. Como ajustar a configuração da carga horária obrigatória mínima no cadastro de uma estrutura curricular?
O NTInf disponibilizou aqui as orientações referentes à configuração da carga horária obrigatória mínima no SIGAA - Módulo Stricto.
7. Como acessar a página pública do SIGAA?
A página pública do SIGAA da UFSJ pode ser acessada em https://sig.ufsj.edu.br/sigaa/public/home.jsf.
8. Como o aluno pode ver as suas notas?
É possível ao aluno ver as suas notas através do Portal do Discente, no caminho: Portal do Discente > aba Ensino > Consultar minhas notas ou na Turma Virtual > Alunos > Ver notas.
9. É possível ao discente de Pós-graduação stricto sensu assinar ata pelo SIPAC?
Sim. A partir de junho de 2021 é possível assinatura por discentes de Pós-graduação de documentos no SIPAC. Segundo o NTInf, "quando é solicitada a assinatura do aluno em um documento, ele recebe um e-mail com o link para assinar. Além disso, o aluno pode entrar no SIPAC com o login e senha da Intranet e seguir o caminho: Sipac > Portal do Aluno > Processos > Assinar Documentos. Será solicitada novamente a senha da Intranet."
10. É possível assinatura por membro externo à UFSJ de documento cadastrado no SIPAC?
Sim, a partir de junho de 2021 é possível assinatura por membro externo à UFSJ de documento cadastrado no SIPAC (atas, por exemplo). Primeiramente, é necessário o cadastro do assinante externo no Portal público do SIPAC (https://sipac.ufsj.edu.br/public/jsp/portal.jsf). No menu à esquerda da tela, clicar na opção "Assinantes Externos" que abrirá a tela de login do SIPAC. Clicar no ícone "Cadastrar". Serão necessários dados como "Área Relacionada", "Nome Completo", documento de identidade, CPF, celular, e-mail, endereço e senha, além de se anexarem imagens de documento com CPF e termo de veracidade assinado. Para estrangeiros, será solicitado número do passaporte. Após o cadastramento, é necessária autorização de acesso por um usuário do SIPAC com "perfil de chefe", pelo caminho:
SIPAC > Módulo Protocolo > Menu > Administração > Gerenciar Assinantes Externos.
No caso dos programas de Pós-graduação stricto sensu, quem "autorizava" era a PROPE. A partir de agora (26out2022), esse procedimento deve ser realizado pelo coordenador do programa. Depois de autorizado o cadastro, o usuário externo poderá acessar o SIPAC pelo portal público (https://sipac.ufsj.edu.br/public/jsp/portal.jsf), utilizando e-mail e senha para ler e assinar o documento pendente de assinatura. ATENÇÃO: o endereço de acesso pelo participante externo para assinatura é https://sig.ufsj.edu.br/public/jsp/portal.jsf.
11. Como adicionar as atividades da Pós-graduação no RADOC do docente?
A partir da desativação do POSGRAD no final de 2019, não são mais inseridas informações referentes à Pós-graduação no RADOC. Segundo o NTINF, é possível ao docente gerar relatório de atividades na Pós-graduação a partir do SIGAA - Módulo Stricto, conforme o caminho a seguir:
Portal Docente > Aba "Produção Intelectual" > Relatórios do Docente > Relatório de Carga Horária Docente > Determinar mês/ano de início e mês/ano de término > Clicar em "Versão para Impressão".
O Intelecto continua sendo utilizado para geração de relatório das demais atividades do docente.
Segundo a PROGP (Parecer nº 005/2021/UFSJ/PROGP/NOPES), a resolução que trata de progressão se refere também aos relatórios gerados no SIGAA.
12. Como obter um relatório de orientações na Pós-graduação?
O docente pode obter a lista de orientações na Pós-graduação, conforme o caminho a seguir:
Portal Docente > Aba "Produção Intelectual" > Outras Atividades > Orientações > Orientações Pós-graduação.
13. Como informar a participação de um técnico administrativo na banca de defesa?
Atualmente é possível informar a participação de um técnico-administrativo como membro da banca, não sendo possível cadastrá-lo como presidente. Basta marcar o campo "TAE" e escolher o nome. Após, clicar na etiqueta "Adicionar membro".
14. Como alterar a associação (vínculo) do docente ao programa de Pós-graduação no SIGAA?
É possível alterar o vínculo (associação) do docente ao programa de Pós-graduação no SIGAA - Módulo Stricto pelo caminho: Portal do Coordenador > Cadastros > Corpo Docente do Programa > Equipe de Docentes do Programa. Clicar no ícone "Alterar dados da associação".
15. Como alterar os dados de cadastro do docente externo?
É possível ao coordenador/secretaria do programa alterar os dados de cadastro do docentes externo no caminho: Portal do Coordenador > Corpo Docente do Programa > Docente externo à UFSJ > Alterar/Remover.
16. É possível alterar os parâmetros do programa?
Sim, é possível alterar alguns parâmetros do programa pelo caminho: Portal do Coordenador > aba Cadastros > Parâmetros do Programa.
17. É permitido cadastrar banca após a defesa?
Os programas devem fazer os cadastros necessários para defesa antes de sua realização, sendo possível verificar se há alguma pendência na carga horária do aluno. O sistema não permite o cadastramento de banca após ocorrida.
Em caso excepcionais, o programa deve fazer o cadastro da defesa com data posterior e, após, solicitar à PROPE alteração da data.
18. Quantos status de discente há no SIGAA - Módulo Stricto (para os alunos regulares)?
Segundo o NTInf, no fluxo do SIGAA - Módulo Stricto há 4 status de discente:
. Ativo - aluno matriculado regularmente nas disciplinas;
. Defendido - status que é alterado quando é consolidada a dissertação ou tese;
. Em homologação - quando é solicitada a homologação de diploma;
. Concluído - quando é utilizado o comando "concluir o aluno".
19. Como são os procedimentos pós-defesa?
Os procedimentos pós-defesa se iniciam pelo discente, que deve acessar a ferramenta "Acompanhamento pós-defesa" que se encontra no caminho Portal do Discente > Aba "Ensino" > Produções Acadêmicas > Acompanhar procedimentos pós-defesa. O primeiro passo estará marcado se a atividade "Defesa" tiver sido consolidada e gerada a ata de defesa. O discente então baixa a ata de defesa com solicitação de correções. No segundo passo o discente submete a versão corrigida do trabalho, no caminho Portal do Discente > Aba "Ensino" > Produções Acadêmicas > Submeter Teses/Dissertações. No terceiro passo o orientador aprova ou pede revisão do trabalho como a seguir: no Portal Docente > aba "Ensino" > Orientações Pós-graduação > Meus Orientandos > clicar em "Revisão Tese/Dissertação" > alterar status para "Retornado para revisão" ou "Aprovada". O quarto passo é solicitação de ficha catalográfica. O quinto passo é a submissão da versão final corrigida com a ficha catalográfica. O sexto passo é aprovação da versão final corrigida com a ficha catalográfica. Enquanto o módulo de biblioteca não é implantado, o sistema "desconsiderará" esses três passos (4º, 5º e 6º). O sétimo passo é a assinatura do termo de autorização de publicação, pelo discente. O caminho é Portal do Discente > Aba "Ensino" > Produções Acadêmicas > Termo de Autorização. Nesse momento é possível ao aluno embargar a publicação por tempo determinado (até cinco anos) e com justificativa. Cabe ao Gestor Stricto validar esse embargo, no caminho Portal Gestor Stricto > aba "Aluno" > Documentos > Validar Embargos dos Termos de Autorização de Produções Acadêmicas. No oitavo passo a coordenadoria do programa recebe e valida a versão final do trabalho no caminho Portal Coordenador > aba "Aluno" > Conclusão > Acompanhar Procedimentos Após Defesa > clicar em "Confirmar recebimento da Dissertação/Tese". No nono passo, o discente deverá inserir os documentos obrigatórios (atualmente são CPF, Carteira de Identidade e Diploma do Ensino Superior). E a coordenaçdoria/secretaria deve validar o envio dos documentos no caminho: Portal Coordenador > aba "Aluno" > Conclusão > Acompanhar Procedimentos Após Defesa > clicar em "Validar documentos obrigatórios". O décimo passo é a solicitação de homologação do diploma realizado pela coordenadoria/secretaria no caminho Portal Coordenador > aba "Aluno" > Conclusão > Acompanhar Procedimentos Após Defesa > clicar em "Solicitar Homologação". Isto iniciaria o processo de emissão do diploma se o módulo tivesse sido implantado. Como ainda não foi implantado o Módulo Diploma, o processo é iniciado mas não continuado. Nesse ponto, a coordenação/secretaria gera documentos da solicitação de diploma no caminho Portal Coordenador > aba "Aluno" > Conclusão > Homologação de Diploma > Gerar documentos da Solicitação. Após emissão do diploma, cabe ao SEPPG concluir o aluno. O discente, a partir do momento em que está com status "defendido", tem seu login cinza como se o acesso ao sistema estivesse inativo. Isto quer dizer que ele não terá mais acesso a algumas funções.
20. Como cancelar o vínculo do aluno com o Programa de Pós-graduação?
Após a desvinculação do aluno (seja por pedido ou por determinação do programa), com o recebimento da portaria, o programa deve cancelar o seu vínculo no SIGAA - Módulo Stricto, pelo caminho Portal Coordenador > aba "Aluno" > Vínculo > Cancelar vínculo. O motivo do cancelamento de vínculo a ser utilizado nos casos em que houve solicitação do aluno é "Desistência".
21. Para acesso a disciplinas isoladas dos Programas de Pós-graduação da UFSJ, o interessado deve apresentar documento que comprove colação de grau em curso de graduação? Como cadastrar esses alunos no SIGAA - Módulo Stricto?
Segundo nota da Procuradoria Jurídica da UFSJ (PROJU), a matrícula dos alunos de graduação em disciplinas isoladas não é ilegal. E, segundo a Art. 28 do Regulamento dos Programas de Pós-graduação stricto sensu da UFSJ, "o Programa pode aceitar (...) a inscrição especial de discentes graduados ou graduandos".
O SIGAA - Módulo Stricto, no momento do cadastro de alunos de Pós-graduação, acompanha a "lógica" da UFRN em que se exige graduação concluída também para cursar disciplinas isoladas. Por isso existem os campos referentes aos "Dados de Conclusão da Graduação", "Documentos digitalizados" e "Declaração de conformidade".
Na UFSJ, recomenda-se que os campos sejam preenchidos conforme a seguir:
campo "Instituição de Conclusão" - NENHUMA ou NÃO INFORMADO
campo "Nome da Instituição de Conclusão" - NÃO SE APLICA
campo "Curso" - NÃO SE APLICA
campo "Grau acadêmico" - escolher qualquer
campo "Turno" - escolher qualquer
campo "Ano-período de conclusão" - informar qualquer ou o período anterior ao cadastramento do aluno
campo "Arquivo digitalizado" - não obrigatório
campo "Tipo do Documento" - DOCUMENTOS PESSOAIS DO CADASTRO (anexar documento pessoal do aluno)
Desta forma é possível marcar a declaração de conformidade sem apresentar inconsistências nos registros.
É importante ressaltar que, de acordo com o parágrafo segundo do Art. 29 do mesmo regulamento, "a efetivação da inscrição depende de parecer favorável do Colegiado do Programa".
22. É possível ao docente conhecer os e-mails dos alunos?
Sim, no Portal do Docente, ao clicar sobre a turma aberta, abre-se a tela da Turma Virtual. Na aba "Turma" clicar sobre "Participantes".
23. Como encerrar o registro de um aluno aprovado em disciplina isolada (para que seja possível sua matrícula como aluno regular)?
Os alunos especiais, ou seja, aqueles que cursam disciplinas isoladas devem ter seu vínculo encerrado pelo caminho: Portal do Coordenador > aba "Aluno" > Vínculo > Cancelar vínculo. Desta forma, haverá o registro de entrada e de saída do aluno no programa. Caso o discente seja aprovado em processo seletivo e torne-se um aluno regular, é necessário outro cadastro, com outro número de matrícula. Se o vínculo como aluno especial não tiver sido cancelado, não será possível novo cadastro, pois o sistema apresentará mensagem de que já existe vínculo ativo relacionado àquele CPF. Após o cancelamento do vínculo como aluno especial e novo cadastro como aluno regular, é necessária solicitação de aproveitamento de estudos, ou seja, as disciplinas isoladas não são registradas automaticamente no histórico do aluno regular.
24. Como o coordenador pode emitir um histórico do aluno?
Ao coordenador/secretaria é possível emitir histórico do discente de Pós-graduação stricto sensu pelo caminho: Portal do Coordenador > aba "Aluno" > Documentos > Emitir Histórico > fazer a consultar do discente.
25. Quem pode cadastrar a banca no SIGAA - Módulo Stricto?
É possível o cadastramento da banca pelo orientador, pelo coordenador e pelo secretário do programa.
26. Como o orientador pode cadastrar uma banca?
O docente orientador pode cadastrar uma banca seguindo o caminho: Portal do Docente > aba "Ensino" > Orientações Pós-graduação > Bancas > Solicitar cadastro.
27. Como proceder quando a discente solicita afastamento por licença maternidade?
As informações quanto ao afastamento motivado pela licença maternidade devem ser arquivadas no programa e registradas no SIGAA por meio de observação aposta ao histórico do aluno no seguinte caminho do sistema:
Portal do Coordenador > Aba "Aluno" > Cadastro > Editar observações do discente
Sugere-se o registro do texto "Afastamento das atividades do curso em razão de licença maternidade, nos termos do artigo 10 da Resolução CONEP n. 020/2019, concedido pelo período de xx/xx/xx a xx/xx/xx, em conformidade com os documentos médicos arquivados na secretaria do programa."
As matrículas em disciplinas ou outras atividades acadêmicas eventualmente realizadas pela acadêmica poderão ser canceladas no SIGAA.
28. Como proceder para cancelar a inscrição do aluno em um componente curricular (disciplina)?
Caso seja necessário cancelar a inscrição (matrícula) de um aluno em um componente curricular (disciplina), o programa (coordenadoria/secretaria) deve solicitar à PROPE.
O procedimento pode ser realizado pelo caminho: Gestor Stricto > aba "Aluno" > Matrícula > Alterar status de matrícula > buscar o aluno > clicar no ícone "Selecionar discente" (seta verde) > selecionar a matrícula (clicando no quadrado correspondente ao componente curricular) > clicar na etiqueta "Próximo passo" > alterar o campo "Novo status" para "Cancelado" > justificar no campo "Observação" (exemplo "Inscrição cancelada por solicitação do discente") > inserir a senha > clicar na etiqueta "Confirmar".
29. Quantas avaliações estão disponíveis para registro em cada disciplina?
O SIGAA - Módulo Stricto da UFSJ está configurado com apenas uma avaliação para cada disciplina. No entanto, o docente poderá configurar as atividades dentro desta avaliação por meio do Portal Docente. Desta forma, as atividades dentro da avaliação poderão ser registradas de maneira que se obtenha a soma das notas ou a média (simples ou ponderada).
30. Como alterar o componente curricular (disciplina) para não haver exigência de horário?
É possível ao coordenador/secretário alterar a exigência de horário pelo segunte caminho:
Portal do Coordenador > aba "Cadastros" > Componente curricular > Alterar > buscar o componente > clicar no ícone "Alterar dados do componente" (ícone amarelo) > na primeira tela clicar em "Avançar" > na segunda tela, na pergunta "Exige horário", mudar para "Sim" (ou para "Não) > clicar em "Avançar" > na terceira tela colocar a senha e clicar em "Alterar".
31. É possível alterar o registro da defesa (ou da qualificação)?
É possível ao coordenador/secretário corrigir alguns campos do registro de defesa (ou da qualificação) no SIGAA - Módulo Stricto pelo caminho:
Portal do Coordenador > aba "Aluno" > Conclusão > Cadastrar Bancas > Alterar Bancas.
32. É possível embargar a publicação da dissertação ou da tese no SIGAA - Módulo Stricto?
Sim, caso haja partes sigilosas ou que envolvam patenteabilidade, é possível embargar o termo de autorização de publicação da dissertação ou da tese por tempo determinado. Neste caso, o programa deve enviar mensagem para prope@ufsj.edu.br (com cópia para sepos@ufsj.edu.br) solicitando a validação do embargo no SIGAA - Módulo Stricto. O caminho para essa validação é:
Gestor Stricto > aba "Aluno" > Documentos > Validar Embargos dos Termos de Autorização de Produções Acadêmicas
33. Como proceder com os registros no SIGAA - Módulo Stricto nos casos em que o discente passa diretamente do mestrado para o doutorado?
Caso haja aprovação do Colegiado para que um aluno passe diretamente do mestrado para o doutorado, é necessário atualizar os dados do discente no SIGAA - Módulo Stricto, pelo caminho:
Portal do Coordenador > aba "Aluno" > Cadastro > Atualizar Discente
É importante lembrar de anexar o documento de aprovação pelo Colegiado do programa. Para alteração do ano-semestre inicial, ano de entrada e mês de entrada, é necessário solicitar à PROPE que o fará pelo caminho:
Gestor Stricto > aba "Aluno" > Atualizar Discente
A seguir, o programa fará inserção de observação no histórico do discente para que o registro da movimentação fique completo. O caminho para inserção de observação é:
Portal do Coordenador > aba "Aluno" > Cadastro > Editar observações do discente.
34. É possível ao programa de Pós-graduação cadastrar no SIGAA - Módulo Stricto nova estrutura curricular?
Sim, é possível ao programa cadastrar no SIGAA - Módulo Stricto nova estrutura curricular pelo caminho:
Portal do Coordenador > aba "Cadastro" > Estrutura Curricular > clicar em "Cadastrar Nova Estrutura Curricular
35. Como proceder quando a disciplina encontra-se "aberta" e o docente não consegue consolidar porque o sistema apresenta a mensagem: "Não está no período oficial de consolidação de turmas"?
Isso pode acontecer quando o professor tenta consolidar uma turma fora do prazo estipulado pelo programa. Neste caso, o programa poderá alterar o calendário para que seja possível a consolidação pelo docente ou pela própria coordenação/secretaria. Para procedimentos referentes a consolidação de turma, confira os tutoriais e capacitações disponíveis acima.
36. Quais são os documentos necessários para matrícula de estudante estrangeiro na Pós-graduação?
De acordo com o SEPPG (Setor de Processamento da Pós-graduação), para matrícula de estudante estrangeiro, são necessários:
Aluno do Mercosul: Certidão de Registro Civil, ou equivalente (com visto consular); Histórico Escolar da Graduação (com visto consular); Diploma da Graduação (frente e verso, com visto consular); se aluno Doutorado o Histórico Escolar e Diploma do Mestrado, frente e verso (com visto consular).
Aluno não Mercosul: Certidão de Registro Civil, ou equivalente (com visto consular e tradução juramentada); Histórico Escolar da Graduação (com visto consular e tradução juramentada); Diploma da Graduação (frente e verso, com visto consular e tradução juramentada); se aluno Doutorado o Histórico Escolar e Diploma do Mestrado, frente e verso (com visto consular e tradução juramentada).
Todas as cópias devem estar legíveis, sem cortes e autenticadas. É imprescindível o contato com a secretaria/coordenação do programa.
37. Como registrar uma prorrogação de prazo para conclusão de mestrado ou doutorado no SIGAA - Módulo Stricto?
É possível ao coordenador/secretário do programa registrar uma "prorrogação" de prazo, conforme o caminho a seguir:
Portal do Coordenador > aba "Aluno" > Vínculo > Prorrogar prazo de conclusão > consultar o nome do discente > clicar no ícone "Selecionar discente" (uma seta verde) > preencher os campos "Número de mes(es)" e "Observação" > clicar na etiqueta "Confirmar prorrogação"
É importante lembrar que os registros no SIGAA - Módulo Stricto devem estar em consonância com as decisões do programa, conforme seu Regimento Interno e Regulamento Geral da Pós-graduação stricto sensu.
Última atualização: 30/01/2024
