PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

POP

Nº 04

Ministério da Educação

Universidade Federal de São João del-Rei

Procedimentos internos de Gestão e Fiscalização de Contratos

Versão Nº

01

Título

Aplicação de Sanção Administrativa

Nº

Atividade/descrição

Responsável

1

FASE PRELIMINAR:

Uma vez identificada a irregularidade ou falha na execução do contrato, o gestor deve notificar a contratada via oficio (clique aqui para ver modelo) requerendo imediata regularização da situação e justificativas ou esclarecimentos sobre a ocorrência constatada.

Gestor do contrato, auxiliado pelo fiscal técnico ou administrativo (conforme irregularidade identificada)

O gestor do contrato deve neste momento abrir o processo administrativo de aplicação de penalidades com os seguintes documentos:

a) declaração de abertura do processo administrativo para aplicação de penalidade (anexar um cópia no processo de fiscalização)

b) edital

c) contrato

d) empenho

e) portaria de designação da equipe de fiscalização

f) relatório com o histórico de ocorrência da irregularidade e eventuais provas que a instruem até o momento

Neste processo de aplicação de penalidades devem ser anexados todos os documentos enviados à contratada, bem como os demais referentes às próximas etapas.

FASE DA DEFESA PRÉVIA

No caso de a contratada se manifestar via oficio, o gestor deve analisar a justificativa. Caso a justificativa apresentada afaste a aplicação de penalidades, deve-se elaborar novo oficio (enviado com AR) à mesma com afastamento da aplicação de penalidades.

Não apresentados os esclarecimentos ou não sendo aceitos os argumentos da justificativa, o gestor deve notificar a contratada via oficio (clique aqui para ver modelo) comunicando a intenção da Administração de lhe aplicar as sanções previstas na legislação em vigor, por entender configurada a hipótese de descumprimento contratual, assegurando-lhe o direito do contraditório e da ampla defesa. A notificação (ofiico enviado com AR) deve ser clara, objetiva e estabelecer o prazo de 5 (cinco) dias úteis para atendimento.

FASE DE APLICAÇÃO DE SANÇÃO

1) se a contratada não se manifestar, o gestor deve encaminhar ofício para ciência da empresa informando que o processo administrativo será tramitado para a autoridade competente

2) se a contratada se manifestar, deve ser analisada a justificativa novamente. No caso de não serem acatados os argumentos contidos na mesma, deve-se delimitar a infração, indicar a sanção correlata, sugerir a aplicação de penalidade e encaminhar o processo administrativo para a autoridade competente.

nesta etapa o gestor do contrato deve notificar a seguradora, informando a expectativa de sinistro. O gestor deve solicitar informações junto à seguradora sobre a possibilidade de cobertura referente à irregularidade identificada.

1) uma vez recebido o processo, caso haja ações a serem realizadas pelo Gestor do Contrato, deve-se encaminhar ao mesmo para providências e posterior devolução à autoridade competente para determinação de aplicação de penalidade

2) se não houver nenhuma ação a ser efetuada, conforme nota técnica da Procuradoria Jurídica, a autoridade competente deve redigir documento  (clique aqui para ver modelo) com a determinação de aplicação da penalidade e encaminhar processo para o Gestor efetuar as etapas finais.

enviar oficio (clique aqui para ver modelo) para a contratada, comunicando a decisão da autoridade competente no caso de aplicação da penalidade, anexando cópia da decisão, e estabelecendo o prazo de 05 (cinco) dias úteis para recurso, conforme art. 109 da Lei 8.666/93

FASE RECURSAL

1) em caso de recurso, encaminhar o processo para análise e decisão do Reitor

2) não havendo recurso, efetuar a etapa 14

Análise e decisão do recurso (clique aqui para ver modelo).

Encaminhar processo para o Gestor do Contrato

após decisão administrativa irrecorrível, a contratada deverá ser notificada da decisão final (clique aqui para ver modelo)

- sendo o recurso acatado, o processo será arquivado

- sendo a decisão mantida, o gestor deve efetuar a etapa 14

Para casos referentes à multa, deve-se recolher na forma prevista no Termo de Referência

Caso não haja previsão, deve-se verificar se há cobertura via garantia contratual, sendo que o gestor deve solicitar a sua execução à seguradora, encaminhando documentos comprobatórios. Acompanhar finalização junto à mesma.

Se não houver cobertura via garantia contratual, o gestor deve encaminhar solicitação para a Pró-Reitoria de Administração, com cópia para a Divisão de Contabilidade e Finanças, solicitando dedução da multa diretamente da nota fiscal em aberto.

No caso de desconto de multa na nota fiscal em aberto, deve-se executar os trâmites para o recolhimento da multa contratual, mantendo a equipe de fiscalização informada.

Quando efetuado recolhimento da multa na nota fiscal, o Setor de Tesouraria deve encaminhar comprovante para o gestor do contrato ou fiscal administrativo, que por sua vez, devem enviar comprovante para a contratada.