Compra de materiais/equipamentos de empresa estrangeira


Recomendações:

 

1) Os processos de compra/contratação deverão ser tramitados exclusivamente via SIPAC. Assim, todos os documentos abaixo discriminados deverão ser inseridos no próprio processo eletrônico. Não serão aceitos processos físicos, nem documentos enviados por e-mail (Resolução nº 008/2021-CONDI, art. 4º).

 

2) Não efetue a despesa antes da emissão da nota de empenho ou da assinatura e publicação do contrato, se for o caso Lei nº 4.320/64, art. 60, e Lei nº 8.666/93, art. 61, parágrafo único).

 

3) O processo administrativo deverá ser instruído com os documentos 1 a 9 da lista abaixo e encaminhado para o SECOL - Setor de Compras e Licitações, pois a ele compete encaminhar o processo para autorização de sua abertura (Gabinete da Reitoria) e análise da PROJU (Resolução nº 008/2021-CONDI, art. 9º).

 

4) Após o atendimento às recomendações contidas no Parecer Jurídico, o processo não deve ser encaminhado à PROJU, mas sim ao SECOL, já que “não integra o fluxo consultivo a fiscalização posterior de cumprimento de recomendações feitas na manifestação jurídica. Com efeito, é ônus do gestor a responsabilidade por eventual conduta que opte pelo não atendimento das orientações jurídicas” (Boa Prática Consultiva – BPC n° 5). 


1) Planejamento da contratação com a COPLAC - Comissão de Planejamento da Contratação

 

É OBRIGATÓRIO NOS CASOS DE:

1) situações dispostas no art. 25, caput e incisos I, II e III, da Lei 8.666/93 - qualquer valor (IN nº 5/2017, art. 20, § 1º e 2º, a);

2) contratação de soluções de TIC de valor igual ou superior a R$ 17.600,00 (IN nº 1/2019, art. 1º, § 1º).

 

É FACULTADO NO CASO DE:

- contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC de valor inferior a R$ 17.600,00 (IN nº 5/2017, art. 20, § 1º e 2º).

 

Acesso à página da COPLAC

 

Contratação de soluções de TIC - modelos 


2) Inserção no Plano Anual de Contratações

 

Cabe ao requisitante, independentemente do valor da aquisição ou contratação, incluir no PAC - Plano Anual de Contratações todos os itens que pretende contratar, em conformidade com o disposto no art. 5º da Instrução Normativa nº 1, de 10/01/2019.

 

OBSERVAÇÕES:

 

a) “O Sistema PGC constitui a ferramenta informatizada, integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, disponibilizada pela Secretaria de Gestão do Ministério da Economia para elaboração do PAC [...].” (Instrução Normativa nº 1, 10/01/2019, art. 3º)

 

b) Clique aqui para acessar o Sistema PGC.

 

c) Clique aqui para acessar a página de orientações e informações.

 

d) Sugerimos verificar se algum servidor de sua unidade possui acesso ao PGC. Caso inexista, o cadastro do perfil deverá ser solicitado à DIFIN através do envio do formulário disponível na página da DIFIN, devidamente preenchido e contendo a anuência da chefia imediata do servidor requisitante, para o e-mail difin@ufsj.edu.br.

 

e) Não é necessário que o código a ser utilizado no PGC seja o mesmo que será utilizado no Comprasnet para lançamento da dispensa ou inexigibilidade de licitação. Assim sendo, estando no PGC, ao incluir cada item, no campo “Código do item”, deve ser pesquisado e selecionado o código considerado o mais apropriado.

 

f) No campo “Despesa informada é somente para vincular aos aspectos/necessidades orçamentárias” marcar “Não”, pois se for marcado o “Sim”, não será possível informar a quantidade e o valor da contratação.

 

g) Selecione o(s) item/itens e clique em Situações/Enviar para a UC.

• UC = Unidade de Compras

h) Deve ser inserida no processo a comprovação da inserção dos itens a serem contratados no Sistema PGC.

- Para emitir o relatório:

• Acesse o Sistema PGC.

• Clique no Plano Anual que está em execução.

• Utilize algum dos filtros para localizar o(s) item/itens.

• Clique em Pesquisar.

• Selecione o(s) item/itens.

• Clique em Exportar/Exportar itens selecionados em PDF.


3) Memorando de solicitação de autorização do Reitor da UFSJ para aquisição do material ou contratação do serviço

 

OBSERVAÇÕES: 

 

a) No memorando é necessário informar:

a.1) descrição clara do objeto;

a.2) justificativa da necessidade do objeto;

a.3) razão da escolha do fornecedor ou executante. 

 

b) As informações a serem dispostas no memorando podem ser sucintas, uma vez que elas são detalhadas no Termo de Referência.  

 

c) O Memorando de solicitação de autorização deve ser cadastrado no SIPAC, endereçado à Reitoria, e incluído no processo, sem necessidade de resposta da neste momento, pois cabe ao SECOL, preliminarmente, realizar a análise da conformidade do processo, para posteriormente submetê-lo à Reitoria, para autorização.


4) Comprovação da vantagem da contratação

 

O processo deve conter a informação da necessidade da importação com justificativa do proponente, fundamentando a necessidade da aquisição do bem no mercado internacional.

 

Caso existam no mercado nacional empresas que possam executar os serviços, apresentar declaração do requisitante de que os preços dos serviços importados são inferiores aos do mercado nacional com apresentação de 3 propostas como comprovação. Informar, através de planilha, o custo do serviço no mercado nacional e internacional (convertido em reais) para efeito de comparação, demonstrando a economia entre as duas opções de compra.

 

Clique aqui para baixar o Mapa Comparativo de Preços.


5) Termo de Referência

 

OBSERVAÇÕES:

 

a) O requisitante deve justificar tecnicamente que o serviço do executante é o único que atende as necessidades informadas.

 

b) É dever do agente que faz inclinar seu juízo de conveniência e oportunidade na direção da contratação de serviço tido por único ou exclusivo (logo, afastando o dever licitar) que demonstre ser esta a única solução técnica adequada para atender a necessidade da Administração, devendo ser afastada a ideia de que haja outras no mercado que tenham as características, funcionalidades ou soluções similares. Do contrário, não estaríamos diante de uma situação de inexigibilidade, sendo a realização da competição perfeitamente possível, e, via de consequência, obrigatória.

 

c) Deve ser informado se a contratação é de serviços a serem prestados de forma contínua. 

 

d) Se for serviço a ser prestado de forma contínua, é necessário que seja informado o seu enquadramento na Portaria nº 386, de 28 de agosto de 2020, que define os serviços que se enquadram como serviços de natureza contínua no âmbito da UFSJ. 

 

e) Caso nenhum dos serviços elencados na Portaria não seja compatível com o que se pretende contratar, recomendamos que seja solicitada à Reitoria a sua inclusão.

 

f) As notas explicativas que constam no modelo devem ser suprimidas ao finalizar o documento na versão original. 

 

g) Os itens deste modelo, destacados em vermelho, devem ser preenchidos de acordo com as peculiaridades do objeto a ser contratado e critérios de oportunidade e conveniência e, em seguida, a cor do texto deve ser alterada para preto. 

 

Clique aqui para baixar o modelo de Termo de Referência – Material.


6) Proforma Invoice

 

6.1)  Proforma Invoice é uma proposta de venda apresentada pelo fornecedor à UFSJ, como qualquer outro orçamento.

 

6.2)  A proforma invoice deve conter todos as informações abaixo:

DO IMPORTADOR:

- Universidade Federal de São João del-Rei

- CNPJ 21.186.804/0001-05

- Endereço do Campus da UFSJ em que está situada a unidade contratante

 DO EXPORTADOR:

- nome;

- endereço completo com cidade e país;

- dados bancários com código swift

- nome legível e assinatura do responsável.

DA MERCADORIA:

- NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL)

- Descrição, quantidade e preço de cada mercadoria, bem como outros valores a ela aplicáveis.  

- Nome e endereço completo do fabricante de cada mercadoria, incluindo o país de origem.

-  Valor total, especificando a moeda de negociação.

- INCORTERM 2000 aceito, ou seja, a indicação de onde a mercadoria estará colocada e em quais as condições (se for o caso, citar o aeroporto e a localização onde será disponibilizada a carga).

- Informar se há comissão do agente a ser deduzida do crédito.

- Forma de pagamento: CAD (Cash Against Documents) à vista contra apresentação de documentos de embarque. Não é permitido pagamento antecipado.

- Prazo para entrega.

- Meio de transporte (marítimo ou aéreo).

- Informações sobre volume, peso líquido de cada mercadoria e peso bruto.

- Quantidade e dimensões das caixas, tipo de embalagem.

- Sugestão de classificação aduaneira internacional (HS customs tariff code ou NCM).

- Nome e endereço completo do representante no Brasil, pessoa de contato.

- Outras condições diversas.

- Prazo de validade dos preços e demais condições.

- Identificação e assinatura do responsável pela proforma (exportador).


7) Justificativa de preço  

OBSERVAÇÕES:

 

a) Os processos de inexigibilidade de licitação deverão ser instruídos com a devida justificativa de que o preço ofertado à administração é condizente com o praticado pelo mercado.

 

b) Para justificar o(s) preço(s) devem ser apresentados, no mínimo, dois dos seguintes documentos:

- Cópias de faturas, notas fiscais, contratos, notas de empenho de objetos idênticos emitidos, no máximo, há um ano.

- Tabelas de preços vigentes divulgadas na internet. 

 

c) Nos documentos apresentados como justificativas dos preços, o valor unitário de cada item deve ser igual ou superior ao ofertado pela empresa à UFSJ. 

 

d) Quanto aos impostos que constam nos documentos, podem ser somados ao preço unitário o IPI e/ou outros que têm a mesma alíquota em todo o território nacional ou referentes ao estado de Minas Gerais. 

 

e) Nos casos de documentos que contêm apenas o valor total da compra ou contratação, deve ser apresentada também a cópia da respectiva proposta, para que seja possível verificar o valor unitário de cada item.


8) Tradução de documentos em língua estrangeira.


9) Inclusão de quaisquer outros documentos necessários à caracterização da contratação direta.


ATENÇÃO:

Caso se trate de aquisição de bem para pesquisa, além dos documentos indicados neste manual, deverão constar no processo os documentos referentes aos itens 3, 4, 5, 6, 21 e 22 do Manual de Contratação de Serviço/Material para Pesquisa.